Bekanntmachung
Konservatorische Bearbeitung des Altbestandes der Dienstbibliothek des HStAM
Sie finden hier den Bekanntmachungstext zur ausgewählten Ausschreibung.
| Vergabenr. | VG-0437-2026-0083 |
| 1. Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, zuschlagserteilende Stelle: | |
| Name und Anschrift: | Land Hessen, vertreten durch das Hessische Competence Center -Beschaffungen- Mainzer Straße 75 65189 Wiesbaden Deutschland |
| Telefonnummer: | +49 61170384012 |
| Telefaxnummer: | +49 611327638412 |
| E-Mail-Adresse: | beschaffung@hcc.hessen.de |
| Internet-Adresse: | https://vergabe.hessen.de |
| Zuschlagserteilende Stelle: | Siehe oben |
| 2. Verfahrensart (§ 8 UVgO): | |
| Verfahrensart: | Öffentliche Ausschreibung |
| 3. Angebote können abgegeben werden: | |
| elektronisch in Textform | |
| elektronisch mit fortgeschrittener Signatur | |
| elektronisch mit qualifizierter Signatur | |
| Anschrift zur Einreichung schriftlicher Angebote: | -ENTFÄLLT- (es sind ausschließlich elektronische Angebote zugelassen) |
| 4. Zugriff auf Vergabeunterlagen: | |
| Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen (§ 29 Abs. 3 UVgO): | |
| 5. Art und Umfang sowie Ort der Leistung: | |
| Art der Leistung: | Konservatorische Bearbeitung des Altbestands der Dienstbibliothek des HStAM für die Abteilung Hessisches Staatsarchiv Marburg. |
| Menge und Umfang: | Auftragsgegenstand ist die Konservatorische Bearbeitung des Altbestands der Dienstbibliothek des HStAM für die Abteilung Hessisches Staatsarchiv Marburg. Die Leistung beginnt frühestens mit Zuschlagserteilung und muss spätestens am 13. November 2026 abgeschlossen sein. Der Auftrag steht unter dem Vorbehalt bereiter Haushalts- und Fördermittel. Die maximalen Haushalts- und Fördermittel betragen 124.832,79 €/brutto (104.901,50 €/netto). Die Eigenmittel liegen bei 20%, die Fördermittel bei 80% der Finanzierung insgesamt. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass ein Auftrag zur Leistung nur bei Bewilligung der beantragten Fördermittel zustande kommt. Beschreibung des zu behandelnden Kulturguts Der Altbestand der Dienstbibliothek des Hessischen Staatsarchivs Marburg umfasst insgesamt 7.908 Bände (ca. 235 lfd. m) Bibliotheksgut aus den Jahren 1500 - 1850. Bei 2.760 (ca. 35 lfd. m) davon handelt es sich um Werke mit geringem Umfang, sogenannte Kleindruckschriften (vgl. Abb. 1 und 2), die meistens Oktav-Format haben, daneben kommen auch Quart-Formate und wenige Folio-Formate vor. Die Kleindruckschriften sind in Umschläge aus saurem Karton eingebunden und leicht verschmutzt (v.a. durch lose aufliegenden Staub). Jedes Stück trägt eine Signatur, entweder auf dem Buchrücken oder im Umschlag. Sie wurden in insgesamt 132 Archivschachteln, davon 108 in der Größe A4, 1 in der Größe Folio, 14 in der Größe A3 und 9 in Sondergröße (41 x 32 x 15,5 cm), eingelegt, in jeder Schachtel ist eine Liste (Laufzettel) beigelegt, in der alle enthaltenen Stücke mit Titel und Signatur aufgeführt sind. Die übrigen 5.148 (ca. 200 lfd. m) Bände wurden mit einem Buchmessgerät vermessen, die genauen Maße pro Band sind der beigegebenen Tabelle zu entnehmen. Auf den Buchrücken sind Signaturschilder angebracht, außerdem ist die Signatur im Buchdeckel bzw. auf der ersten Buchseite eingetragen. Jedes Stück trägt eine eindeutige Signatur. Die Bände wurden außerdem bereits gereinigt und in insgesamt 346 Umzugskartons verschiedener Größen, 3 Archivschachteln im Folioformat und 4 Archivschachteln in Übergröße verpackt (vgl. Abb. 3-5). In jedem Karton ist eine Liste beigelegt, in der alle enthaltenen Stücke mit Titel und Signatur aufgeführt sind. Für den Auftrag stehen 124.832,79 € brutto / 104.901,50 € netto zur Verfügung. Eine Überschreitung führt zum Ausschluss des Angebotes. Des Weiteren wird auf die Leistungsbeschreibung verwiesen. |
| Ort der Leistung: | Hessisches Landesarchiv Friedrichsplatz 15 35037 Marburg |
| 6. Losaufteilung: | |
| Losweise Vergabe: | Nein |
| Angebote sind möglich für: | die Gesamtleistung |
| 7. Nebenangebote sind | |
| nicht zugelassen | |
| 8. Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist: | |
| Beginn der Ausführungsfrist: | 01.07.2026 |
| Ende der Ausführungsfrist: | 13.11.2026 |
| Bemerkung zur Ausführungsfrist: | Bei den Datumsangaben handelt es sich um vorbehaltliche Termine. Die Leistung beginnt mit Zuschlagserteilung. |
| 9. Elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können oder die Bezeichnung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können: | |
| unter (URL:) | https://vergabe.hessen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-19cf5941285-aa15aa957923ffb |
| Weitere Auskünfte erteilen/erteilt | Siehe oben |
| Stelle zur Anforderung der Vergabeunterlagen: | Siehe oben |
| Anschrift der Stelle, bei der die Vergabeunterlagen eingesehen werden können: | |
| Siehe oben | |
| 10. Ablauf der Angebots- und Bindefrist: | |
| Angebote sind einzureichen bis: | 23.04.2026 12:00 |
| Ablauf der Bindefrist: | 30.06.2026 |
| 11. Höhe der etwa geforderten Sicherheitsleistungen: | |
| 12. Wesentliche Zahlungsbedingungen: | |
| Zahlungen erfolgen gemäß § 17 VOL/B | |
| 13. Ggf. mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen zur Eignungsprüfung des Bewerbers: | |
| Das Angebot hat folgende Unterlagen zu enthalten: -Angebotsschreiben -Leistungsverzeichnis -Verpflichtungserklärung Tariftreue/Mindestlohn -Erklärung zur Eignung Liefer-/Dienstleistungen -Probestück Im Rahmen der Angebotseinreichung muss ein Probestück einer Verpackung nach festgelegten Maßen abgegeben werden (Leistungsbeschreibung ad 3.1, S. 8): Schuber mit passendem Stehsammler für ein Buch mit den Maßen 198 mm (Länge) x 133 mm (Breite) x 53 mm (Dicke). Schuber und Stehsammler müssen aufgerichtet geliefert werden. Es müssen für das Probestück die in der Leistungsbeschreibung genannten Materialvorgaben eingehalten werden: alterungsbeständige (nach DIN°ISO°9706 und DIN°ISO°16245 Typ A) Wellpappe in hellgrau/weiß oder blaugrau/weiß. Für die Schuber ist Pappe in der Ausführung E-Welle 1,6 mm zu verwenden, für die Stehsammler Pappe in der Ausführung B-Welle 3,0 mm. Die Probestücke sind zu liefern nach: • Hessisches Staatsarchiv Marburg, Friedrichsplatz 15, 35037 Marburg, z.H. Frau Dr. Fees Die Probestücke müssen den Anforderungen entsprechend bis zum Ende der Angebotsfrist vorliegen. Andernfalls führt dies zum Ausschluss des Angebotes. -Referenzen (siehe Vordruck): eine Liste mit mindestens zwei geeigneten und vergleichbaren Referenzangaben über die in den letzten 3 Jahren erbrachten wesentlichen Leistungen mit folgenden Angaben: •Art der Leistung (nachvollziehbare Beschreibung der erbrachten Tätigkeit) •Umfang •Empfänger (öffentliche und/oder private Empfänger) der Leistung •Ansprechpartner, Telefon, E-Mail-Adresse •Erbringungszeitpunkt •Wert Referenzangaben sind dann geeignet, wenn diese in Art und Umfang dem hier zu vergebenden Auftrag entsprechen. Eine konservatorische Bearbeitung von Bibliotheksgut und Anfertigung von passgenauen Verpackungen im Umfang von mindestens 5.000 Stück. Die oben stehenden Angaben können auch ohne Verwendung des beiliegenden Vordruckes auf einer eigenen Anlage des Bieters gemacht werden. -Benennung und Vorstellung der für die Auftragsausführung vorgesehenen Projektleitung: Für jede Projektleitung sind die folgenden Daten anzugeben: Name, Qualifikation, Berufserfahrung in Jahren und Belege der Qualifikation (wie Zeugnisse / Urkunden, oder Mitgliedschaft im VDR). Dies gilt auch für Projektleitungen, die in der Vergangenheit einen Auftrag für das Hessische Landesarchiv ausgeführt haben. Konkret setzt das Projekt nach Art und Zuschnitt der Aufgaben die Anleitung durch einschlägig ausgebildete Restauratoren (Diplom oder Master, in der Fachrichtung Papier/Pergamentrestaurierung bzw. Buchbindermeister mit mindestens dreijähriger Erfahrung im Bereich Papierrestaurierung) voraus, die am Ort der Leistungsausführung kontinuierlich die Arbeiten begleiten. Es muss gewährleistet werden, dass über den gesamten Projektablauf, insbesondere bei Durchführung in den Räumlichkeiten des Hessischen Landesarchivs, eine Projektkommunikation in deutscher Sprache erfolgen kann. -Konzept: Der Bieter hat unter Berücksichtigung der Inhalte der Leistungsbeschreibung betreffend die logistische Auftragsabarbeitung vorzulegen. Das Konzept muss folgende Aspekte berücksichtigen: 1. Stellen Sie die zeitliche Organisation der Auftragsbearbeitung dar, d.h. hinsichtlich des Auftragsumfangs und der zur Verfügung stehenden Zeit: a) Tabellarische Ausführung "Auftragsbearbeitung": 1. Geben Sie die Arbeitsschritte in zeitlicher Abfolge an. 2. Geben Sie an, von wem (z. B. Restaurator/Zusatzkraft) der jeweilige Arbeitsschritt durchgeführt wird. 3. Geben Sie die durchschnittliche Bearbeitungsdauer jedes Bearbeitungsschritts an. Geben Sie die durchschnittliche Gesamtdauer zur Bearbeitung eines Stücks an. b) Textuelle Ausführung: -Organisation der Materialbeschaffung -Erläuterung der Bearbeitungsschritte 2. Stellen Sie die betriebliche Organisation der Auftragsbearbeitung dar, d.h. hinsichtlich des Personal- und Materialeinsatzes: a) Tabellarische Ausführung "Kostenverteilung" (Angaben in Euro netto): 1. Geben Sie die Personalkosten gesamt, in % und pro Stück an. 2. Geben Sie die Materialkosten gesamt, in % und pro Stück an. 3. Geben Sie weitere Nebenkosten gesamt, in % und pro Stück an. 4. Geben Sie den Gesamtpreis, in % (= 100 %) und pro Stück an. Geben Sie den aus der durchschnittlichen Bearbeitungsdauer pro Stück und den Personalkosten pro Stück errechneten durchschnittlichen Stundenlohn an. b) Textuelle Ausführung: - Wie viele ausgebildete Restauratoren (Restauratoren mit Diplom oder Mas-ter, in der Fachrichtung Papier/Pergamentrestaurierung bzw. Buchbinder-meister mit mehrjähriger Erfahrung im Bereich Papierrestaurierung) werden für die personelle Auftragsbearbeitung eingesetzt? -Welches weitere Personal wird eingesetzt (neben dem obligatorischen Einsatz der Restauratoren)? -Welche Qualifikationen weist das weitere Personal auf? -Welches Zahlenverhältnis zwischen den ausgebildeten Restauratoren und von diesem angeleiteten weiteren Personal wird bei den einzelnen Losen angesetzt? -Welche Bearbeitungsschritte werden von den ausgebildeten Restauratoren und welche vom weiteren Personal ausgeführt? - Wird-sofern erforderlich-von Ihnen oder über einen externen Dienstleister umgesetzt? -Stellen Sie die angewendeten Verfahren der Qualitätssicherung dar. Eine Aufwandsentschädigung wird für das Konzept nicht gewährt. Für den Auftrag stehen 124.832,79 € brutto / 104.901,50 € netto zur Verfügung. Eine Überschreitung führt zum Ausschluss des Angebotes. Das Konzept ist nicht nur wesentlicher Bestandteil des Angebotes, sondern im Rahmen der Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes des Zuschlagskriteriums "Qualität Konzept" Bestandteil der Angebotswertung. Da das Konzept die Wirtschaftlichkeitsbewertung des Angebotes betrifft, ist dieses mit dem Angebot zwingend einzureichen; eine Nachforderung ist ausgeschlossen. Ein Nichteinreichen führt zum Ausschluss des Angebotes. Fortsetzung unter sonstige Informationen. |
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| 14. Angabe der Zuschlagskriterien: | |
| Der niedrigste Preis | Nein |
| Wirtschaftlich günstigstes Angebot in Bezug auf die nachstehenden Kriterien: | 1 Preis (80%), 2 Qualität Konzept (20%) |
| 15. Sonstiges: | |
| Fortsetzung mit dem Angebot vorzulegender Unterlagen: -Es ist eine Berufshaftpflicht-/ Transportversicherung mit einem Wert von 500 Euro pro Karton Behandlungsgut je Bearbeitungscharge für den Hin- und Rücktransport sowie die Verweildauer in den Gebäuden des Auftragnehmers oder eine Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung im Falle der Auftragserteilung abgeschlossen wird, zwingend mit dem Angebot vorzulegen. Die Versicherung muss jeweils eine Bearbeitungscharge (die Anzahl der Kartons wird hierbei vom Auftragnehmer bestimmt) abdecken; als Bearbeitungscharge gilt die Menge der Kartons, die sich gleichzeitig in der Verfügung des Auftragnehmers befinden, beginnend von der Abholung bis zur Vollendung des Rücktransports. | |